Dokumenty

Celem usprawnienia obsługi poniżej przedstawiony został wykaz podstawowych dokumentów i informacji, wymaganych przy sporządzaniu aktów notarialnych obejmujących najczęściej występujące w praktyce mowy i oświadczenia. Spis ten nie ma charakteru wyczerpującego, gdyż z uwagi na okoliczności konkretnego przypadku może zachodzić konieczność przedstawienia dodatkowych, niewymienionych niżej dokumentów i danych. Wszelkie informacje dotyczące planowanej czynności oraz dokumentacji koniecznej do jej dokonania uzyskają Państwo w sekretariacie Kancelarii, a w sprawach mniej zawiłych także telefonicznie lub drogą mailową.

Osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu wydana cudzoziemcowi).

Dokumenty należy dostarczyć do kancelarii odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem dokonania czynności. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób: osobiście, przesyłką pocztową, kurierską lub drogą elektroniczną. Oryginały dokumentów powinny zostać przedłożone notariuszowi najpóźniej w dniu czynności.

  1. SPRZEDAŻ / DAROWIZNA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ:
    1. numer księgi wieczystej,
    2. informacja o stanach cywilnych stron,
    3. przy sprzedaży – cena sprzedaży, sposób i termin jej zapłaty, oraz wartość rynkowa przedmiotu sprzedaży (jeżeli odbiega ona od wysokości ceny),
    4. przy darowiźnie – wartość rynkowa nieruchomości,
    5. termin wydania lokalu,
    6. w przypadku udzielenia kredytu na zakup lokalu – nr rachunku bankowego strony sprzedającej oraz umowa kredytowa do wglądu.

    Jeżeli strona sprzedająca / darująca nabyła nieruchomość na podstawie dziedziczenia lub zasiedzenia, a po dniu 1 stycznia 2007 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

  2. SPRZEDAŻ / DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:
    1. jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu prowadzona jest księga wieczysta – numer księgi wieczystej,
    2. jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta – zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, potwierdzające, że stronie zbywającej przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
    3. informacja o stanach cywilnych stron,
    4. przy sprzedaży – cena sprzedaży, sposób i termin jej zapłaty oraz wartość rynkowa przedmiotu sprzedaży (jeżeli odbiega ona od wysokości ceny),
    5. przy darowiźnie – wartość rynkowa prawa do lokalu,
    6. termin wydania lokalu,
    7. w przypadku udzielenia kredytu na zakup lokalu – nr rachunku bankowego strony sprzedającej oraz umowa kredytowa do wglądu.

    Jeżeli strona sprzedająca / darująca nabyła prawo do lokalu na podstawie dziedziczenia, a po dniu 1 stycznia 2007 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

  3. SPRZEDAŻ / DAROWIZNA NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ / PRAWA UŻYTKOWANIA WIECZYSTEGO:
    1. numer księgi wieczystej,
    2. jeśli nabycie nastąpiło w drodze umowy – wypis aktu notarialnego (do wglądu), bądź jego kserokopia,
    3. wypis z rejestru gruntów, a w przypadku gdy przedmiotem umowy jest działka/działki, które będą wydzielane do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, zawierające w swej treści adnotacje, że stanowią one podstawę wpisu w księdze wieczystej,
    4. zwięzły opis zabudowań znajdujących się na nieruchomości,
    5. informacja o stanach cywilnych stron,
    6. przy sprzedaży – cena sprzedaży, sposób i termin jej zapłaty oraz wartość rynkowa przedmiotu sprzedaży (jeżeli odbiega ona od wysokości ceny),
    7. przy darowiźnie – wartość rynkowa przedmiotu umowy,
    8. termin wydania nieruchomości,
    9. w przypadku udzielenia kredytu na zakup – numer rachunku bankowego strony sprzedającej oraz umowa kredytowa do wglądu.

    Jeżeli strona sprzedająca / darująca nabyła przedmiot umowy na podstawie dziedziczenia albo zasiedzenia, a po dniu 1 stycznia 2007 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności (współużytkowania wieczystego) bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

  4. USTANOWIENIE HIPOTEKI / SŁUŻEBNOŚCI:
    1. numer księgi wieczystej,
    2. informacja o stanie cywilnym podmiotu ustanawiającego ograniczone prawo rzeczowe,
    3. przy ustanawianiu hipoteki – do wglądu dokument obejmujący w swej treści czynność prawną, z której wynika wierzytelność mająca być zabezpieczona hipotecznie (np. umowa kredytu, pożyczki, sprzedaży itp.),
    4. przy ustanawianiu służebności (opcjonalnie) – mapa z zaznaczonym sposobem wykonywania służebności (przebiegiem dojazdu, umiejscowieniem urządzeń przesyłowych itp.).

    Jeżeli nieruchomość lub prawo, które ma być obciążone, nabyte zostało na podstawie dziedziczenia albo zasiedzenia, a po dniu 1 stycznia 2007 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

  5. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA USTANAWIAJĄCA ROZDZIELNOŚĆ MAJĄTKOWĄ:
    odpis skrócony aktu małżeństwa, względnie informacja o dacie i miejscu zawarcia małżeństwa (nie dotyczy intercyz przedmałżeńskich).
  6. TESTAMENT:
    1. dane osób powołanych do spadku (zapisobierców, wykonawcy testamentu, osób obciążonych obowiązkiem wykonania polecenia) – imiona, nazwiska, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia lub numer PESEL,
    2. przy testamencie z zapisem windykacyjnym lub zwykłym – opis przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości – numer księgi wieczystej).
  7. PEŁNOMOCNICTWO:
    1. dane osobowe pełnomocnika (imię, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL),
    2. zakres umocowania,
    3. przy umocowaniu do zbycia / nabycia / obciążenia lub innej czynności mającej za przedmiot konkretną nieruchomość lub prawo użytkowania wieczystego – numer księgi wieczystej, a w przypadku lokali spółdzielczych – dane lokalu lub numer księgi wieczystej, jeśli jest prowadzona.
  8. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:
    1. odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
    2. numer PESEL spadkodawcy,
    3. wszystkie testamenty sporządzone przez spadkodawcę (w tym odwołane) – jeśli były sporządzane,
    4. odpisy skrócone aktu stanu cywilnego osób powołanych do spadku z ustawy (akt urodzenia – w przypadku osób, które nie zawierały związku małżeńskiego; w pozostałych przypadkach akt małżeństwa),
    5. jeżeli były wcześniej przez spadkobierców składane oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku – wypis aktu notarialnego lub odpis protokołu sądowego dokumentujące złożenie tych oświadczeń,
    6. wypis aktu notarialnego obejmującego umowę o zrzeczenie się dziedziczenia po zmarłym spadkodawcy – jeżeli była zawierana i ma wpływ na ustalenie kręgu spadkobierców ustawowych,
    7. odpis prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia – jeżeli osoba, która wchodzi w rachubę jako spadkobierca ustawowy po danym spadkodawcy zmarła,
    8. jeśli w skład spadku wchodzi nieruchomość, prawo użytkowania wieczystego lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dla którego prowadzona jest księga wieczysta – numer księgi wieczystej.

PRZYKŁADOWE DOKUMENTY DODATKOWE:

  1. dokument pełnomocnictwa – jeżeli strona działa przez pełnomocnika
  2. umowa majątkowa małżeńska – jeżeli nabywca pozostaje w ustroju rozdzielności majątkowej,
  3. odpis z odpowiedniego rejestru Krajowego Rejestru Sądowego lub numer KRS – jeżeli stroną jest podmiot ujawniony w powyższym Rejestrze,
  4. uchwała organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności (o ile konieczność jej uzyskania wynika z przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych danego podmiotu),
  5. dokument wykazujący następstwo prawne po osobie ujawnionej w księdze wieczystej (np. akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, postanowienie o przysądzeniu własności, o nabyciu nieruchomości przez zasiedzenie) – jeżeli stroną aktu jest podmiot, którego prawo nie zostało dotychczas ujawnione w księdze wieczystej,
  6. zaświadczenie o powierzchni i położeniu lokalu wydane przez spółdzielnię mieszkaniową – w przypadku konieczności sporządzania wniosku wieczystoksięgowego, obejmującego żądanie założenia księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  7. zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego/wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu miejscowego,
  8. zaświadczenie stwierdzające, że nieruchomość nie jest/jest położona na obszarze rewitalizacji ani Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o których mowa w ustawie z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji – wymagane przy umowach sprzedaży nieruchomości,
  9. zaświadczenie stwierdzające, że nieruchomość nie jest/jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasów ani decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach,
  10. wypis z rejestru gruntów, wypis z rejestru budynków lub kartoteki budynków oraz wyrys z mapy ewidencyjnej – w przypadku konieczności sporządzania wniosku wieczystoksięgowego, obejmującego żądanie ujawniania budynku w księdze wieczystej,
  11. decyzja wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej.